用“PDCA”工作法使用专项维修资金

在成都中海名城小区，中海物业联合街道、社区、地产、业委会等，针对园区道路、设施设备进行品质提升，逐一解决项目老旧问题，让业主生活便利的同时，实现房屋的保值增值。

文 / 李振喜   金水勇   徐彦林   刘华伟

对于物业服务企业来说，合法、合规、合情用好住宅小区专项维修资金，保障小区共用部位、共用设施设备的维修和正常使用是一张必答卷。中海物业按照“PDCA”工作方法（计划、执行、检查、处理），制定了《中海物业住宅专项维修资金启用管理细则》，严格依法依规使用维修资金，交出了一份令各方满意的合规使用住宅专项维修资金的答卷。 
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法律依据和制度
在《中华人民共和国民法典》《物业管理条例》《住宅专项维修资金管理办法》《住宅专项维修资金会计核算办法》《住宅专项维修资金管理信息系统技术规范》和各地制定的专项维修资金使用管理办法中，明确规定专项维修资金的交存、使用、核算、监督管理、信息管理和法律责任等内容。
2019年，中海物业就根据上述法律法规和相关条例办法，由业务、财务和人力等部门联合制定了《中海物业住宅专项维修资金启用管理细则》。2020年，在《中华人民共和国民法典》和《住宅专项维修资金会计核算办法》发布后，中海物业依据其条款及时修订了《中海物业住宅专项维修资金启用管理细则》，并在2021年1月民法典和会计核算办法实行时同步执行，还在附件中采用《中海物业招标及采购管理办法》规范专项维修资金合法合规使用，实现业财一体化。同时，附件还更新了各地专项维修资金的管理规定，要求各地分公司结合当地的规定制定适合自身的制度和流程。中海物业明确专项维修资金启用要遵循依法依规、客观、公开、公平、公正的原则。
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具体实施步骤
住宅专项维修资金使用可分为资金划转业主大会管理前和划转后两种情况，应急专项维修资金使用同样按照资金划转前后分为两类，分别是启用办法和流程。
（一）在住宅专项维修资金划转业主大会管理前，需要使用住宅专项维修资金的，启用办法和流程如下：
1.物业服务企业根据维修、更新和改造项目的需要提出使用建议；没有物业服务企业的，由相关业主提出使用建议；
2.业主共同决定事项，当由专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决。同时应当经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意（注：此处民法典对原有规定进行了修改并放宽）；
3.物业服务企业或者相关业主组织制定实施使用方案；
4.物业服务企业或者相关业主持有关材料，向所在地直辖市、市、县人民政府建设（房地产）主管部门申请列支；其中，动用公有住房住宅专项维修资金的，向负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门申请列支； 
5.直辖市、市、县人民政府建设（房地产）主管部门或者负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门审核同意后，向专户管理银行发出划转住宅专项维修资金的通知； 
6.专户管理银行将所需住宅专项维修资金划转至维修单位。
（二）在住宅专项维修资金划转业主大会管理后，需要使用住宅专项维修资金的，启用办法和流程如下：
1.物业服务企业提出使用方案，使用方案应当包括拟维修和更新、改造的项目、费用预算、列支范围、发生危及房屋安全等紧急情况以及其他需临时使用住宅专项维修资金的情况的处置办法等；
2.业主大会依法通过使用方案；
3.物业服务企业组织落实使用方案； 
4.物业服务企业持有关材料向业主委员会提出列支住宅专项维修资金；其中，动用公有住房住宅专项维修资金的，向负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门申请列支；
5.业主委员会依据使用方案审核同意后，并报直辖市、市、县人民政府建设（房地产）主管部门备案；动用公有住房住宅专项维修资金的，经负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门审核同意；直辖市、市、县人民政府建设（房地产）主管部门或者负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门发现不符合有关法律法规、规章和使用方案的，应当责令改正； 
6.业主委员会、负责管理公有住房住宅专项维修资金的部门向专户管理银行发出划转住宅专项维修资金的通知； 
7.专户管理银行将所需住宅专项维修资金划转至维修单位。
（三）紧急情况下需要维修建筑物及其附属设施的，业主大会或者业主委员会可以依法申请使用建筑物及其附属设施的维修资金。按照以下规定列支住宅专项维修资金：
1.住宅专项维修资金划转业主大会管理前，按照上述情况一中第4、5、6项的规定办理； 
2.住宅专项维修资金划转业主大会管理后，按照上述情况二中第4、5、6、7项的规定办理；
3.发生前款情况后，未按规定实施维修和更新、改造的，直辖市、市、县人民政府建设（房地产）主管部门可以组织代修，维修费用从相关业主住宅专项维修资金分户账中列支； 
4.发生危及房屋安全等紧急情况所含范围一般为： 
4.1电梯、水泵故障影响正常使用的；
4.2共用屋面防水层、外墙破损造成大面积渗漏严重影响业主生活，经有资质鉴定机构出具证明的；
4.3外墙墙面有脱落危险，经有资质鉴定机构出具证明的；
4.4消防系统故障，消防管理部门出具整改通知书的；
4.5其他与法律法规、规章和有关技术标准规定不符，经有关部门认定必须立即维修和更新、改造的。
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典型案例
过去多年间，中海物业启用住宅项目专项维修资金上亿元，在100多座城市近900个项目实施近2000余项各类工程项目，主要解决消防故障、外墙脱落、高空抛物、电动车充电等安全隐患，同时对道路破损、屋面渗水、电梯和水泵故障、管道渗漏等进行维修。
位于北京市朝阳区北苑路的光大名筑小区于2004年建成投入使用，年代较为久远，房龄近20年。自2016年至今，中海物业联动多方力量，利用较为成熟的专项维修资金提取机制，邀请动员多方力量参与协商议事，按规定和流程由多数业主签字同意，进行过四次大修，其中对17部电梯进行大修，对小区楼宇外立面进行1次维修，共计使用维修资金约700余万元，顺利解决居民出行和园区安全问题。位于北京西城区的海云轩是中海物业外接项目，于2001年建成投入使用，房龄22年，项目于2022年顺利启动专项维修资金提取程序，并提取300余万元更换电梯，让居民踏实享受更换电梯带来的实惠，有效促进社区和谐。在北京中海学院派，连续通过提取专项维修资金为小区进行屋顶防水处理、电梯大修和消防系统更换。
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注意事项
相对于业主，物业服务人员具有相对专业的知识和能力，在维修资金使用和项目实施验收的过程中，要发挥好大管家的作用，有效实施监督监理。目前来看，专项维修资金使用中常见的一些问题有以下几个方面。
骗取资金
主要风险：维修部位是否确实存在问题，是否符合维修资金使用的要求，要防范虚假维修、谎报维修带来的风险。通过了解，个别物业服务企业管理的小区，在使用维修资金时可能会出现屋面维修造假，故意扩大漏水点位，骗取维修资金使用的情况。此问题一般出现在维修资金使用的早期，该行为涉及违法。 
防控措施：维修资金使用的管理部门，应及时了解小区情况，专项维修资金维修申请时，及时到场查看，确认维修部位现场情况及维修的必要性。
流程合规
主要风险：维修是否按流程执行，先维修后申报情况。在使用专项维修资金维修时，出现一些应急维修，如电梯维修、漏水维修、管道维修等，管理处为了减少对业主的影响，联系施工单位先行维修，后补维修资金使用手续。然而在申报维修时，业主见维修已经完成，对自己的影响消失，不愿意启用维修资金，导致款项无法拨付。 
防控措施：在紧急情况维修时，也应按照前述流程开展。为了减少对业主的影响，可以在公示结束后即联系施工单位开始维修，这样既提前了维修进度，同时也规避了业主不同意维修的风险。
施工质量
主要风险：业主对施工质量的质疑经常出现在维修资金使用前，业主怀疑前期房屋建设是施工单位偷工减料，施工质量不合格，竣工验收不符合要求，致使房屋渗漏、设备故障等情况，导致业主投诉和维修无法进行的情况。 
防控措施：管理处在接收项目时，应着重对竣工资料、施工情况进行检查，及时留存竣工资料。同时，质保期内应及时要求施工单位对出现的问题进行维修，并将维修情况向业主公示。质保期满后，对质保部位进行全面检查，得到业主认可后清退质保金。质保期全过程留存相关证据资料，以便业主质疑时作出解释。
作者单位：中海物业集团有限公司




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